Requirement Document (Dokumen Kebutuhan)

Requirement Document (Dokumen Kebutuhan)

DOKUMEN KEBUTUHAN ( RD )

Dokumen RD menyatakan tentang masalah-masalah yang dihadapi user dan solusisolusi umum yang dibutuhkan. Bahasannya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer. Dokumen RD terkadang dipakai sebagai Request for a Proposal (RFP) ketika user menawarkan proyeknya kepada pemborong/kontraktor luar.

Tim Proyek (PT) hanya dapat memulai proyeknya setelah menerim dokumen RD yang akurat. Dalam hal ini manajemen proyek akan langsung dimulai setelah dokumen RD terlengkapi. Tetapi bagaimanapun juga dokumen RD yang ditulis oleh user biasanya belum terlalu lengkap untuk membuat suatu perkiraan dan pengembangan.

Terdapat alasan-alasan yang cukup sederhana untuk hal diatas. User mungkin kurang begitu tahu hal-hal apa saja yang dapat dilakukan oleh komputer, dan sehingga hal ini membuat dokumen RD tidak menentu tujuan pembuatannya. User sendiri bahkan tidak bisa menerangkan kebutuhan apa saja yang diperlukan secara tepat.

Sebagai contoh, tentang ‘Analogi Rumah’. Bagaimana jika user menginginkan tenda yang lebih besar dengan penerangan yang baik ? Maka dapat dikatakan, keinginan user tersebut tidak sesuai dengan house technology. Dalam hal ini kita juga menghadapi masalah untuk berkomunikasi. Orang-orang non teknis tidak dapat diharapkan untuk mempe lajari bahasa komputer dalam kaitannya untuk menyampaikan dan menerangkan kebutuhan-kebutuhan mereka kepada Computer Analyst.

 Semua hal tersebut tergantung dengan tim proyek untuk memperhatikan dan menyelesaikan masalah-masalah yang dikemukakan di atas. Kesimpulannya banyak waktu yang akan dihabiskan untuk bekerja membantu user untuk dapat menghasilkan suatu dokumen RD yang baik.

Macam-macam Requirement Document 

Menurut sommerville [SOMM] requirement adalah spesifikasi dari apa yang harus diimplementasikan, deskripsi bagaimana sistem harusnya berkerja atau bagian-bagian yang ada didalam sistem, bisa juga dijadikan batasan dalam proses pengembangan sistem. 

Ada beberapa macam requirement menurut sommerville [SOMM] yaitu: 

a. User Requirement (kebutuhan pengguna): Pernyataan tentang layanan yang disediakan sistem dan tentangbatasan-batasan perasionalnya. Pernyataan ini dapat dilengkapi dengan gambar/diagram yang dapat dimengerti dengan mudah. 

b. System requirement (kebutuhan system): Sekumpulan layanan/kemampuan sistem dan batasan-batasannya yang ditulis secara detil. System requirement document sering disebut functional specification (spesifikasi fungsional), harus menjelaskan dengan tepat dan detil. Ini bisa berlaku sebagai kontrak antara klien dan pembangun. 

c. Software design specification ( spesifikasi rancangan perangkat lunak): Gambaran abstrak dari rancangan software yang menjadi dasar bagi perancangan dan implementasi yang lebih detil. 

Disitus Wikipedia menjelaskan bahwa requirement khususnya dalam engineering mempunyai arti a singular documented need of what a particular product or service should be or do. Istilah tersebut sering digunakan dalam bidang system engineering dan software enginnering. Fase dalam pengembangan requirement dapat dipecah-pecah menjadi : requirements elicitation (mengumpulkan kebutuhan stakeholders), analysis (memeriksa konsistensi dan keterlengkapan), specification (mendokumentasikan requirements) and verification (memastikan bahwa requirements yang telah dispesifikasikan benar) Secara umum, requirement dibagi menjadi 2 yaitu: 

• Functional requirement : menjelaskan tentang fungsional dari sistem 
• Non-Functional requirement : yang berperan untuk member batasan pada solusi atau biasa disebut quality requirement. 

Requirement adalah pernyataan yang menidentifikasikan kebutuhan yang penting dalam sistem dan didalamnya mencakup aspek kebenaran, Realistis, Dibutuhkan, tidak ambigu, dan terukur. Langkah yang paling penting dalam proses requirement adalah komunikasi yang akurat antara user yang memerlukan sistem dengan pembuat sistem. Requirement yang baik menyatakan sesuatu yang dibutuhkan, dapat diverifikasi, memungkinkan, dan Jelas. Terdapat beberapa masalah yang sering ditemui dalam membuat requirement, diantaranya adalah : membuat asumsi yang buruk, menulis implementasi (HOW) daripada requirement (WHAT), menjelaskan operasional daripada kebutuhan, mengunakan istilah yang salah, mengunakan bahasa yang kurang tepat, requirement tidak lengkap, dan menspesifikasikan requirement secara berlebihan. 

Dokumen kebutuhan (Requirement Document) sebaiknya memenuhi 6 hal berikut : 

1. Menjelaskan perilaku eksternal sistem. 

2. Menjelaskan batasan pada implementasi. 

3. Mudah diubah. 

4. Sebagai alat referensi untuk pemelihara sistem. 

5. Mencatat peringatan awal tentang siklus dari sistem. 

6. Menjelaskan bagaimana sistem merespon hal-hal yang tidak biasa/normal. 

HAL-HAL YANG TERDAPAT DALAM DOKUMENTASI KEBUTUHAN (REQUIREMEMNT DOCUMENT / RD)

( berisi contoh dokumen RD yang sudah lengkap, berikut dengan semua contoh-contoh penting dokumen proyek). Contoh yang dikemukan berikut (dan didalam lampiran berikut ini) menunnjukksn proyek Amalgamated basketweaving courses (ABC) didalam Appendix

A. Para pembaca harus untuk memilih appendix bila detail penuh dari proyek tersebut ditawarkan.

Berikut ini adalah bagian-bagian dari dokument RD :

1. Pendahuluan

Identifikasilah perusahaan (user) dan juga penjual dimana dokumen RD tersebut ditujukan. Beritahukan masalah-masalah yang perlu diselesaikan, latar belakangnya, contoh-contoh situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk menanggulanginya, dan lain-lain. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan penjual kepada perusahaan pemakai atau depatemen jika diperlukan, menggambarkan kulturnya, lingkungannya, dan bagaimana jalannya bisnis yang mereka lakukan.

Berikan4 pengertian kepada tim proyek tentang masalah proyek tentang masalah yang dihadapi oleh user.

Contoh :

Permohonan proposal / kebutuhan–kebutuhan untuk sistem informasi manajemen bagi the amalgamated basket weaving coursesware (ABC) co. ABC memberikan jenis-jenis yang berbeda untuk kursus menenun. Kami mempunyai kelas-kelas di sepuluh kota-kota besar di Amerika utara, masingmasing kursus menghadirkan sekurang-kurangnya empat kali pertahun perkota. Murid-muridnya datang dari segala penjuru negara, tetapi mereka dapat mendaftarkan diri dengan mengubungi kantor pusat lewat telfon. Kami tidak mempunyai ahli komputer. Semua pemakai dan biaya harus disetujui oleh pimpinan dan CEO kami, Mr. Barry Strawman.

Masalah-masalah utama : kekacauan dalam registrasi dan administrasi kursus. Saat in jika seorang calon murid menelfon untuk mendaftarkan diri pada salah satu kursus, sekretaris mencatat semua informasi calon murid tersebut, diatas sebuah kertas, kemudian mentransferkan data-data tersebut kedalam sebuah file kursus (yang juga lembaran kertas). Sebulan yang lalu kami kehilangan tiga lembar registrasi, memberitahkan dua orang siswa untuk pergi ke tempat kursus yang salah, tidak mempunyai material/bahan yang cukup untuk keperluan dua jenis kursus (dua kali kami mencoba untuk mencoba untuk mengganti sipasi kejadian tersebut, dan kami tidak mempunyai bukti siapa yang bertugas pada saat kejadian registrasi waktu itu). Dan juga kami terlupa untuk memberitahu seorang pengajar tentang jadwal kelas yang harus diajarnya pada salah satu kursus. Kami merasa bahwa kami tidak berhutng kepada siapa pun. Pendapatan kami menurun tetapi jumlah murid seperti terus meningkat. Kami juga merasa bahwa kami seharusnya memberikan kursus di kota-kota lain, dan kami selalu memberi kursus-kursus pada waktu yang salah setiap tahunnya.

2.Tujuan Proyek /Project Goals

Singkat tentang mengapa diadakannya penga juan proposal untuk pengembangan proyek. Kekurangan-kekurangan utama dalam hal penggunaan waktu dan keuangan dapat juga disebutkan.

Contoh :

Ganti sistem manual yang terdapat d ABC dengan sistem automatisasi yang dapat menangani hal-hal sebagai berikut :

1. Registrasi yag cepat (dapat melalui telefon), tidak terjadi kerugian-kerugian yang berarti, pengumuman-pengumuman kepada siswa yang dilakukan tepat pada waktunya, juga kepada instruktur / pengajar dan perusahaan tentang informasi-informasi yang tersedia.

2. Sistem finansial yang secara akurat menghasilkan rekening bulanan, akutansinya dan informasi-informasi yang didapat untuk keperluan-keperluan kursus serta bahan-bahan materialnya.

3. Sistem penyimpanan barang yang mengirimkan bahan-bahan material kursus yang tersedia ke tempat-tempat kursus yang dituju dan juga menerima pesan-pesan untuk kebutuhan ditempat kursus-kursus tersebut.

4. Informasi Manajemen, untuk membantu memberikan alternatif – alternatif keputusan yang lebih baik tentang dimana dan kapan menangani kursus ? secara tepat, dan memenuhi permintaan- permintaan yang ada sesegera mungkin.

3. Fungsi- fungsi Utama / Major Function

Penjelasan singkat tentang bagaimana sistem- sistem berfungsi berdasarkantujuan proyek yang telah ditetapkan.

Contoh :

Kemampuan untuk registrasi melalui telpon dalam waktu kurang dari dua menit.

Pendaftar sebaiknya dapat melihat rincian atau urutan dari listing pendaftarannya

( urutan murid- murid/ pendaftaran- pendaftaran lain ). Konfirmasi yang secara

otomatis dapat dikirimkamn dan sampai ke tanggan siswa dalam waktu satu

minggu setelah pendaftaraan dan ringkasan dari semua pendaftar yang

diserahkan ke bagian administrasi ABC pada hari jumat setiap minggunya. Dua

minggu sebelum kursus dimulai, rincian dari siswa- siswa yang terdaftar harus

sudah ada ditangan instrukturnya.ABC, dan gudang penyimpanan barang- barang

kebutuhan kursus.

Sistem finansial yang memberikan faktur pada siswa setelah mereka menghadiri

kursus, menjaga catatan- catatan agar dapat diterima, menaikan pendapatan

sesuai dengan jenis- jenis kursus, periode waktunya dan geografinya.

Sistem tempat penyimpanan barang yang harus sudah di beri tahu tentang

barang- barang yang dibutuhkan untuk keperluan kursus dua minggu

sebelumnya, lokasi barang digudang, dan inventaris yang otomatis serta pemesanan ulang.

Sistem laporan sesuai dengan permintaan atau pada interval waktu yang

ditentukan, laporan dikirimkan ke CEO beserta jumlah registrasinya, kursusnya

serta pendapatannya. Sesuai dengan permintaannya, laporan merinci tentangf

kursus- kursus, pendaftaran, dan pendapatan yang berdasarkan/ sesuai dengan

jenis kursus, geografinya, waktu pertahunnya.

4. General Outputs

Penggambaran sederhana tentang informasi- informasi yang tersedia didalamsistem.

Contoh :

Pendaftaran secara on-line oleh tempat kursus. Pemasukan semua informasiinfomasi pendaftar pengesahan bagi siswa- siswa yang menjadi anggota kursus (

pendaftaran masuk kursus, ketika , informasi pembayaran).

Print-out mingguan yang berisi semua rincian pendaftaran untuk minggu yang

bersangkutan sesuai dengan jenis kursus dan lokasinya, pendapatan gabungan

dari kursus- kursus yang dijalankan.

Print-out bulanan yang berisi penghasilan kursus untuk satu bulan sesuai dengan

jenisnya, lokasinya dan juga waktunya (untuk keperluan manajemen).6

Laporan pertanggungjawaban tentang catatan- catatan akuntansi/ keuangan yang

dapat diterima, daftar barang- barang yang belum lunas dan sudah lunas.

Dua minggu sebelum dikeluarkan pendaftran, lokasi, barang- barangyang

diperlukan untuk kursus ( untuk pengaajr dan gudang penyimpanan barang )

ringkasan pendapatan (untuk manajemen). Sehari setelah memberikan faktur

kursus ( kepada siswa ), perbaharui akun- akunnya. Laporan atas permohonan /

permintaan pendaftaran on-line, kehadiran ,dan atau berdasarkan jenis kursusnya

, georafinya , waktu pertahunnya.

Merinci segala macam informasi ( tidak penting apakah pada media elektronik

atau cetak ) yang tersedia. Anda dapat mengumpulkannya sebagai kebutuhankebutuhan umum:

“Departemen pemasaran membutuhkan jumlah kursus yang dipilih karena

lingkungannya/ geografinya” : atau sebagai laporan jika anda yakin :

“Direktur/ ketua pemilik kursus memerlukan semua laporan- laporan yang

dipilih berdasarkan waktu setiap tiga bulannya. Ingat bahwa itu semua adalah

tugas dari komputer analyst untuk memberi saran laporan- laporan seperti apa

yang terbaik untuk dilengkapi terhadap informasi- informasi yang dibutuhkan.

5. Informasi masukkan yang umum ( general information inputs )

( Input- input tidak akan diberikan oleh pemekai/ user yang tidak berpengalaman

input- input tersebut akan dipenuhi pada nantinya oleh analyst tersebut ).

Lihatlah rincian/ list dari segala macam output diatas dan lihat apakah data input

sangat perlu/ penting untuk menghasilkan keluran. Ini adalah waktu yang tepat

untuk memastikan apakah data- data yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu

yang tepat pula.

6. Performance/ Pekerjaan

Berapa banyak transaksi yang harus diproses, berapa banyak data yang harus

disimpan ?. Berapa frekuensi laporan- laporan yang harus dihasilkan, dll.

Jelaskan untuk waktu rata- ratanya dan waktu maximumnya ( pada hari yang

paling sibuk/ jam sibuk )

7. Pertumbuhan/ Growth

Ini mungkinsulit untuk diketahui, tapi cobalah untuk mengkalkulasi

perkembangan didalam bisnis dan menentukan berapa tahun lagi sistem masih

dapatb diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau

angka sebenarnya. Jika anda membuat sistem didalam fese- fase (lihat bab 10 ),

RD hanya merupakan penggambaran dari fase1, dan bagian pertumbuhan/

perkembangan dapat menggambarkan fungsi- fungsi tambahan didalam fasefase selanjutnya.

8. Pengoperasian dan Lingkungan ( Operation and Environment )

Dimana komputer akan ditempatkan, dimana terminal- terminal yang interactive

ditempatkan, jika ada. Siapa saja yang akan menggunakannya. Dalam keadaan

baru darurat seperti keadaan genting ( disengaja atau tidak disengaja ), atau

berapa lama taahnnya kebutuhan- kebutuhan. Mungkin akan diperlukan suatu 7

keadaan dimana semuanya dapat dibawa atau untuk keselamatan atau tindakan

keamanan fisik.

9. Penggabungan, interface (Compatibility, Interface).

Jelaskan jika fasilitas antar komputer dibutuhkan, terdapat alat-alat yang harus

disatukan atau jika pengiriman akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat

berjalan dengan komputer yang ada, atau harus dapat diprogram didalam bahasa

yang spesifik, semua dokumen dinyatakan di dalam bagian ini.

10. Kepeercayaan, kegunaan ( Reliability, Availability)

Kutip pengaambaran waktu diantara kegagalan-kegaalan (Meantime Between

Failures/MTBF), waktu untuk memeperbaiki (Mean time to Repair (MTTR) dan

persentase tambahan yang diperlukan. Semua manufaktur-manufaktur

menyatakan penggambaran-penggambaran ini untuk haardware mereka.

Umumkan bahwa tambahan waktu penggunaan jarang yang mencapai lebih dari

95%, jadi tidak ada seorang pun yang dapat menjamin kegunaan yang lebih dari

itu.

11. Human Interface ( Kominikaasi Manusia dan Komputer)

Rincikan pengalaman-pengaalaman yang dibutuhkan user dalam menggunakan

komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem kepaada pamaki/user yang

baru. Ini hanya penggabaran umum pada komunikasi manusia dan komputer :

sebbagai contoh, sistem yang dijalankan dalam bentuk menu harus terdapt sistem

help yang on-linee didalamnya, dan sebagainya.

12. Pengaaruh Keorganisasian ( Organization Impact )

Departemen-depaartemen apa yang akan sangat berpengaaruh dan seberapa jauh

cara kerja mereka harus berubah. Baagaimana sistem yang baru dapat

berkomunikasi dengan sistem manual yang ada.

13. Pemeliharaan dan Support ( Maaintenance dan Support )

Jaminan-jaminan yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana

caranya. Sebagai contoh, penjelasan-penjelasan seperti : penjual akan

memperbaikisegala masalah yang timbul denagn sistem tersebut dalam jangka

waktu 6 bulan setelah pengiriman selama 24 jam.

14. Dokumentasi dan training (Documentation dan Training)

Rinci semua dokumen-dokumen umum dan / atau kursus yang dibutuhkan

Contoh : Penjual harus menyediakan dokumen-dokumen untuk pemakai/user,

operator, dan pemelihaaraan sistem, haruss menyediaakan training untuk

pegawai-pegawai yang bekerja di pemrosesaan untuk dapat melakukan kerja

secaara benar dan utuh.

15. Keuntungan-keuntungan ( Adavantages ( RFP only)

Jika dokumen Rd adalah RFP dlaam situasi yang kompetitif, minta data dari

penjual yang menjelaskan mengapa dokumen tersebut harus dipilih. Mintaa data 8

yang relevan dari penjual yang berpengalaman, komitmen, metodologi proyek,

contoh-contoj proyek yang sukses, dan referensi dimana anda dapat

menghubungi peenjual tersebut ( pastiakn anda maasuk dalam urutan orangorang yang masuk dalammemori mereka)

16. Waktu dan Kondisi ( Terms and Conddition ( TS &CS) ( RFP only ))

Jelaskan dasar-dasar penyeleksiaan, kapan dan bagaimana pemegang akan

diumumkan.

Contoh :

Perusahaan ABC memepunyai hak untuk menyelesaikan para penjulaa

berdassrkan kriteria maasing-masing. Dokumen-dokumen yang diseerahkan

akan menjadi aarsip baagi ABC. Pemegangnyaa aakan diumumkan

secepatnyaa. ABC mempunyai hak untuk menerrimaa dan/ atau menolak

bagian-bagian yang ditaawarkan dalam sistem tersebut. Hargaa akan

dinegosiasikan dengan penjual. Walaupun T’s dan C’s secaara formal hanya

untuk proyek axternal tetapi mempunyai kesemaan benefit dengan proyek

internal, jelaskan hak-hak anda viss-a-vis pada departemen lain, seperti hak

anda untuk keluar dan membeli software, menggunakan penjual luar dan

sebagainya.

The Requirements Document mempunyai semua informasi yang diperlukan

oleh tim proyek untuk memprediksikan batasannyaa, fungsi-ffungsi,

kompleksitass dan biaya untuk sistem tersebut.

sumber:

http://iwayan.info/Lecture/PengelProySI_S1/BukuAjar/PPSI_BAB02.pdf
http://nyoman.staf.narotama.ac.id/files/2012/01/salas-requirement-determination.pdf